Przetwarzanie dokumentów w każdej firmie jest na porządku dziennym. Większości z nich nie można się pozbyć, gdy tylko przestaną być potrzebne. Trzeba je przechowywać przez określony w przepisach czas. Sprawdź, które dokumenty firmowe podlegają archiwizacji i jak długo powinna ona trwać?
Najczęściej archiwizowane dokumenty firmowe
Kategoria dokumentów firmowych jest niezwykle szeroka, ale niektóre występują w każdej jednostce, bez względu na profil i skalę działalności. Są to głównie dokumenty księgowe i podatkowe, które archiwizujemy 5 lat. Podobny termin wyznaczony został dla dokumentów związanych z obowiązkiem składkowym (ZUS).
Dokumenty handlowe w sektorze B2B oraz B2C przechowujemy 5 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło zdarzenie gospodarcze. Jeśli zatrudniasz pracowników, masz obowiązek przechowywać ich akta. Dotyczy on nawet tych przedsiębiorców, którzy zatrudniają wyłącznie jednego pracownika. Archiwizacja akt osobowych trwa 10 lat licząc od momentu ustania stosunku pracy. Do dokumentów pracowniczych zalicza się m.in. listy płac, dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, RP-7 (co to dowiesz się na https://hsm-recycling.pl/pl/blog/czym-sa-dokumenty-rp-89/).
Jakie jeszcze dokumenty trzeba archiwizować?
Kwestia archiwizacji pozostałych dokumentów zależy w dużej mierze od tego, czym zajmujesz się w ramach prowadzonej działalności. Na przykład firmy budowlane mają obowiązek przechowywać dokumentację techniczną nawet 50 lat, natomiast podmioty świadczące usługi medyczne archiwizują kartoteki pacjentów przez 20 lat. Firmy handlowe mają obowiązek archiwizować dokumenty związane z reklamacją przez rok od jej rozpatrzenia. Wszelkiego rodzaju umowy, porozumienia czy licencje przechowuje się na ogół 5 lat. Chcesz wiedzieć, jak wygląda archiwizacja danych w praktyce? Sprawdź na https://hsm-recycling.pl/pl/archiwizacja-danych/.
Co zrobić z dokumentami po upływie okresu przechowywania?
Gdy upłynie okres przechowywania dokumentów wskazany w przepisach, można:
-
poddać je utylizacji,
-
nadal je archiwizować.
Przy czym drugie rozwiązanie wdrażamy wyłącznie wtedy, gdy jest ono istotne z punktu widzenia firmy. Dokumenty, które nie są już potrzebne, należy zniszczyć. Z pewnością jednak nie możesz umieścić ich w kuble na odpady (podobnie jak leków, o czym przeczytasz na https://hsm-recycling.pl/pl/blog/gdzie-wyrzucac-opakowania-po-lekach-w-wiekszych-ilosciach-53/). Do utylizacji dokumentów papierowych służą specjalne niszczarki, natomiast nośniki danych trzeba w odpowiedni sposób uszkodzić.
